عبور از فرایندهای سنتی و بهره گیری از روش های نوین
رئيس امور مالي منطقه 8 عملیات انتقال گاز ایران می گوید: ABC يك روش ويژه براي اصلاح سيستم هزینه یابی سنتي بر مبناي حجم است. اين روش، از جمله روش هاي نوين هزينه يابي است که با ارائه اطلاعات بهاي تمام شده دقيق از يک طرف و شناسايي فعالیت هاي فاقد ارزش افزوده از سوی ديگر، در فرايند مديريت هزينه کاربرد دارد.
از جمله كاربردهاي اين روش می توان به ارائه اطلاعات لازم برای تصميم گيري مديران، لازمه اجراي بودجه ريزي بر مبناي عملكرد (ABB)، فراهم کردن اطلاعات مناسب به منظور هزینه یابی و قيمت گذاري، پوشش ناکارآمدي هاي سيستم هزينه يابي سنتي و تخصيص بهينه منابع (مديريت هزينه) اشاره کرد.
زماني درباره اهداف اجرای ABC می گوید: ويژگي برجسته سيستم هزینه یابی بر مبناي فعاليت، تاكيد بر فعالیت ها به عنوان موضوعات اساسي هزينه است. اين سيستم (ABC ) از طريق شناسایي و طبقه بندي هزینه ها، شناخت و طبقه بندي فعالیت هاي جداگانه به عنوان موضوعات هزينه بنيادين، شناسايي محرك هزینه ها و فعالیت ها و تخصيص دقيق هزینه ها به فعاليت و محصولات سيستم هزینه یابی شركت را بهبود می بخشد. در سيستم ABC هزينه منابع ابتدا به فعالیت ها انتساب می يابد و سپس بر مبناي ميزان استفاده هر يك از موضوعات هزینه یابی از اين فعالیت ها، به موضوعات هزینه یابی منتسب می شود. ABC يك روش دو مرحله اي براي انتساب هزینه های سربار به فعالیت هاي مختلف و بعد از آن هزینه های منتسب شده به فعالیت ها، به محصولات تخصيص می يابند.
اهداف استقرار سیستم ABC در شرکت انتقال گاز
وی با اشاره به مراحل پیاده سازی این سیستم در شرکت انتقال گاز ایران می گوید: سيستم هزینه یابی بر مبناي فعاليت در 7 مرحله شامل تعيين موضوع هزينه، تعيين هزینه های مستقيم يك محصول/ خدمت/ مشتري، انتخاب مبناي تخصيص هزينه برای تخصيص هزینه های غيرمستقيم به محصولات/ خدمات/ مشتريان، تعيين هزینه های غيرمستقيم مرتبط با هر يك از مبناي تخصيص هزینه ها، محاسبه نرخ هر واحد از مباني تخصيص هزینه ها به منظور تخصيص هزینه های غيرمستقيم به محصولات، خدمات و مشتريان، محاسبه هزینه های غيرمستقيم تخصيص يافته به محصولات، خدمات و مشتريان و محاسبه كل هزینه های محصولات، خدمات و مشتريان با اضافه كردن همه هزینه های مستقيم و غير مستقيم تسهيم شده به آنها پياده سازي و استقرار یافته است.
زمانی با اشاره به پیشینه اجرای این روش در منطقه 8 عملیات انتقال گاز ایران می گوید: اولين اقدامات اجرايي استقرار ABC درمنطقه 8 به عنوان پايلوت مناطق شركت انتقال گاز ایران در سال 1387 و با حضور تيمي از همكاران دانشگاه صنعت نفت شروع شد. دي ماه سال 1396 بود كه با تشكيل كارگروه مناطق و ستاد، استقرار این سيستم در چند فاز عملياتي ودر نهايت در ارديبهشت سال 1398 استقرار این مدل در منطقه 8 اعلام و به موازات آن، با استفاده از مدل منطقه 8 اين مدل در آذر سال 98 در سطح شركت انتقال گاز ایران آغاز و باوجود محدوديت هاي متنوع، استقرار مدل در آذر سال 1399درسطح شركت انتقال گاز ايران انجام شد.
صرف 52 هزار نفر-ساعت فعالیت کارشناسی
رئيس امور مالي منطقه 8 عملیات انتقال گاز ایران یادآور می شود: از سال 96 تا پایان اردیبهشت سال 1400 حدود 52 هزار و 800 نفر_ساعت زمان برای این طرح صرف شده است. وی با اشاره به انتخاب منطقه 8 عملیات انتقال گاز ایران به عنوان پایلوت اجرای این طرح می گوید: انتخاب منطقه 8 به عنوان پايلوت استقرار سيستم هزینه یابی بر مبناي فعاليت در شركت انتقال گاز ايران از سوي مديران ارشد شركت، به دليل موقعيت خاص عملياتي و جغرافيايي اين منطقه، يعني واقع شدن در مسير و فرايند صادرات، واردات و سوآپ گاز به كشورهاي طرف قرارداد و وجود تاسيسات تقويت فشار و اندازه گيري گاز و همچنين ديسپچينگ شمال و شمالغرب كشور بوده است. به گفته زمانی، شركت انتقال گاز ايران در چرخه تامين انرژي كشور، نقشی حياتي و بي بديل دارد. از این رو اين شركت باید جزو شرکت های پيشرو در حوزه «فين تك» باشد. در همين زمینه، استقرار سامانه بهايابي بر مبناي فعاليت الزامي برای اصلاح نظام بودجه ريزي، فرموله كردن استراتژي ها، گزارشگري عملياتي و ايجاد يكنواختي در شركت است. به نظر بنده ABC را می توان به مشابه استقرار يك فرهنگ سازماني دانست كه در آن، مجموعه های سازماني شركت، مسؤوليتي خطير را براي بهبود فرايندهاي كاري، ارتقای دانش و مهارت ها، اصلاح رفتار فردي و سازماني و توسعه مشاركت به عهده می گيرند. انشاالله بعد از استقرار سيستم كامل ABC، شركت انتقال گاز ايران به دنبال استقرار سيستم TDABC و همچنين سيستم PFABC خواهد بود. در پايان وظيفه خود می دانم، از حمايت هاي مديران ارشد شركت انتقال گاز ايران، مدير مالي شركت ملي گاز ايران و مدير مالي شركت انتقال گاز ايران در استقرار و پياده سازي سيستم ABC در شركت انتقال قدرداني کنم. همچنين از زحمات همه همكاران امور مالي در مناطق عملياتي و ستاد شركت و همچنين از حمايت هاي مديران مناطق و ساير همكاران عملياتي تشکر می کنم. ضمن اینکه لازم می دانم قدردانی خود را از حمايت هاي مدیر پیشین و کنونی منطقه 8 عملیات انتقال گاز ایران نیز ابراز کنم.
مديريت هزينه، موضوعی استراتژيك است
در ادامه، كمال يوسف پور، رئيس تامين و تخصيص منابع مالي و كنترل هزینه های منطقه 8 عملیات انتقال گاز ایران، درباره استقرار این سیستم در منطقه می گوید: با توجه به اينكه موضوع پايان نامه كارشناسي ارشد من، در ارتباط با مديريت هزينه بود و علاقه اي كه به اين مقوله داشتم، از پيشنهاد آقاي زماني براي همكاري در استقرار يكي از موضوعات مهم استراتژيك شركت كه از دغدغه های اصلي سازمان است، استقبال کردم. در مرحله دوم استقرار سيستم ABC كه از سال 1396 شروع شد، ضمن مطالعه، مدل هاي استقرار يافته اين سيستم در شرکت های پالايش گاز و برخي شرکت های گاز استاني و همچنين برق منطقه اي آذربايجان شرقي مورد بررسي قرار گرفت. با توجه به موفقيت شركت مجتمع پالايش گاز پارس جنوبي در اجراي این مدل، ضمن بازديدي كه از نرم افزار و فاز عملياتي در مجتمع گازي پارس جنوبي به عمل آمد، فاز عملياتي از مرداد سال 1397 شروع شد. به گفته وی، مدلينگ کردن اين سيستم در شركت انتقال گاز ایران با توجه به پيچيدگي فرايندهاي انتقال گاز و با در نظر گرفتن سناريوهاي متعدد، كاري به نسبت دشواري بود. در نهايت در ارديبهشت سال 1398 استقرار مدل ABC در منطقه 8 اعلام شد. پس از تشكيل جلسات با راهبري مديريت مالي شركت ملي گاز ايران و متعاقب آن، طي برنامه ريزي از طريق مديريت مالي ستاد انتقال گاز، با پيشنهاد رئيس بودجه ستاد و موافقت مدير مالي شركت، دو نفر از بهترين همكاران مالي علاقه مند ستاد و مناطق كه ضمن آشنايي مختصر با فرايندهاي واحدهاي عملياتي شركت، به عمليات مالي و بودجه هم مسلط بودند، انتخاب شدند كه ضمن انجام وظايف محوله با توجه به نبود چارت سازماني، به بصورت تمام وقت برای استقرار اين سيستم تلاش می کنند.
اجرای طرح و حفظ زنجيره انتقال گاز
يوسف پور ادامه می دهد: آذر سال 1398 فاز عملياتي در شرکت انتقال گاز با رويكرد حفظ زنجيره انتقال گاز، شروع و یک سال بعد (آذر سال 99) اين مدل به صورت يكپارچه در سطح شركت استقرار يافت كه در پی آن، گزارش مذكور پس از طرح در جلسه اي با حضور مدير عامل شركت و اعضای هيأت مديره قرائت شد. وی با اشاره به صرفه جویی های اقتصادی در پی اجرای این سیستم در سطح منطقه می گوید: این مدل دو هدف عمده دارد؛ يكي مديريت هزينه ( Cost management) و ديگري قيمت گذاري(Pricing). در مديريت هزينه به شناخت فعالیت هاي اصلي و اساسي از فعالیت هاي فاقد ارزش افزوده پرداخته و با استخراج بهاي تمام شده فعالیت ها و بر اساس سنجه هايي وزن ريالي هر سنجه ارائه می شود و شركت بر اساس نتايج به دست آمده، می تواند براي فعالیت ها به عنوان مصرف كننده منابع، تصميم گيري كند. به عنوان مثال، در يك واحد تعميراتي، ميزان خروجي نسبت به هزينه ورودي بسیار چشمگير بوده كه پيشنهاداتي برای استفاده از پرسنل در ساير فعالیت ها ارائه شد. در قيمت گذاري، به مقايسه بهاي تمام شده محصولات تحويلي و خدمات ارائه شده با منافع حاصله پرداخته می شود كه صرفه جويي چشمگيري در سطح شركت انتقال گاز ايران صورت گرفته است. به طور مثال، براي برخي خدمات انتقال گاز ترش و شيرين به ساير شركت ها، صورتحساب هايي صادر شده يا تعرفه گذاري مجدد خدمات انشعاب گرم را بر اساس نتايج خروجي از سيستم شاهد بوديم. رئيس تامين و تخصيص منابع مالي و كنترل هزینه های منطقه 8 عملیات انتقال گاز ایران می گوید: ايرادات و اشكالات وارده به سيستم هزینه یابی سنتي (VBC) متعدد بوده كه برخي از آنها عبارتند از:
نداشتن توانايي در ارائه اطلاعات بهاي تمام شده، بخصوص در سازمان هايي که محصولات و خدمات متنوع و گوناگوني را به مشتريان ارائه می کنند.
تفکيک نشدن حوزه هزینه های غيرمشابه
استفاده از مباني مشترک براي تخصيص هزینه ها
تهيه نکردن اطلاعات دقيق در مورد بهاي تمام شده و ساير اطلاعات مورد نياز تصميم گيري
ارائه ندادن اطلاعات واقعي از فرايند عمليات و هزینه ها
به گفته وی، با توجه به اينكه اين سيستم هزینه یابی از سال 1397 به صورت جدي در شركت انتقال گاز مطرح و عملياتي شده و با كل اركان سازمان در ارتباط بوده و تغييري است كه برای پياده سازي و استفاده بهينه از آن لازم است داده هاي دقيقتري اخذ شود، بنابراین مشكلات پيش راه هم فراتر بوده و نياز است با غلبه بر محدوديت هاي موجود، از اين سيستم بهره برداري شود كه عمده ترين مشكلات در دو بخش فني و غير فني قابل طبقه بندي است. برخي مشكلات فني عبارتند از:
سيستم هاي اندازه گيري دقيق در مبادي گاز ورودي به مناطق و فرايندهاي انتقال
پوشش فعالیت هاي شرکت از سوی فرايندهاي سيستمي موجود
دقت کافي در محاسبات خريد و فروش گاز
نبود سازمان حسابداري صنعتي در شركت و مناطق در مراحل استقرار سيستم
لزوم استخراج زمان دقيق انجام فعالیت ها
و برخي از مشكلات مالي عبارتند از:
محدوديت مشوق هاي مالي براي همكاراني كه همزمان روي استقرار سيستم، بی وقفه تلاش داشته اند.
مسائل مربوط به هزينه استهلاك دارایي هاي مربوط به ايستگاه ها و ياردها
كند بودن سرعت سرور برای انجام محاسبات
همچنين نياز به آموزش هاي حضوري تخصصي که با توجه به پاندمي كرونا تاكنون امكانپذير نشده است.
يوسف پور تاکید می کند: استقرار اين سيستم، حاصل تلاش تيمي مجموعه همكاران شركت بوده و پياده سازي آن بدون حمايت و توجه مجموعه مديريت ارشد شركت، همكاري و همفكري معاونت ها و واحدهاي ستادي مناطق 10گانه امكانپذير نبود. ما در ابتداي راه هستيم. اهميت نگهداشت و توسعه يك سيستم كمتر از استقرار آن نيست. اميدواريم در نگهداشت سيستم ABC و رفع نقايص موجود همچنين پياده سازي بودجه ريزي بر مبناي عملكرد(ABB) و ساير الزاماتي كه ABC لازمه استقرار آنهاست، سربلند بيرون آمده و گزارش های مفيد، بموقع و دقيق براي تصميم گيري مديران ارائه شود.